Formasi PPPK Teknis Arsiparis: Peluang dan Persiapan Maksimal
Formasi PPPK untuk jabatan teknis Arsiparis menjadi salah satu posisi yang banyak diminati. Arsiparis memiliki peran penting dalam pengelolaan, pelestarian, dan penyediaan dokumen atau arsip negara maupun institusi. Posisi ini sangat dibutuhkan di berbagai instansi pemerintah untuk memastikan tata kelola dokumen berjalan dengan efektif dan efisien.
Apa Itu Arsiparis?
Arsiparis adalah seorang profesional yang bertugas mengelola arsip, baik fisik maupun digital, sesuai standar yang berlaku. Tugas utamanya meliputi:
1. Mengklasifikasikan dan menyimpan dokumen berdasarkan sistem pengarsipan yang sistematis.
2. Menjaga keamanan arsip yang bersifat rahasia atau bernilai sejarah.
3. Memberikan layanan arsip kepada pihak yang membutuhkan, baik internal maupun eksternal.
Peluang Formasi PPPK Arsiparis 2024
Setiap tahunnya, pemerintah membuka formasi Arsiparis melalui jalur PPPK. Formasi ini biasanya tersedia di:
• Kementerian/Lembaga seperti Kementerian Dalam Negeri, Kementerian Pendidikan, dan Lembaga Arsip Nasional.
• Pemerintah Daerah untuk mendukung pengelolaan arsip di tingkat provinsi, kota, atau kabupaten.
Peluang menjadi Arsiparis PPPK sangat besar, terutama bagi yang memiliki latar belakang pendidikan Ilmu Kearsipan, Administrasi, atau jurusan terkait.
Persiapan Lolos Seleksi PPPK Arsiparis
Agar bisa mengisi formasi ini, peserta harus memenuhi syarat dan lolos seleksi yang terdiri dari:
1. Tes Kompetensi Teknis: Menguji pemahaman tentang kearsipan, manajemen dokumen, dan peraturan terkait.
2. Tes Kompetensi Manajerial & Sosial Kultural: Mengukur kemampuan kepemimpinan, komunikasi, dan adaptasi di lingkungan kerja.
3. Tes Wawancara Berbasis Komputer (CAT): Menggali motivasi, komitmen, dan kemampuan problem solving.
Dengan persiapan matang dan bimbingan yang tepat, peluang untuk lolos formasi ini sangat terbuka lebar.
🚀 Mau lebih siap lagi? Yuk, tingkatkan peluangmu dengan bimbel PPPK khusus Arsiparis di Bintaro Learning Center. Gabung sekarang dan wujudkan impianmu menjadi ASN! ✨
👉 Gabung sekarang di Bimbel PPPK Online BLC dan persiapkan diri dengan materi lengkap untuk lulus PPPK 2024 dengan hasil terbaik! 🎯💼
Latihan Contoh Soal-soal PPPK Teknis Arsiparis Lengkap dengan Kunci Jawaban dan Pembahasannya
Menghadapi seleksi PPPK untuk formasi Arsiparis bisa jadi tantangan tersendiri, apalagi jika Anda baru pertama kali mengikuti tes ini. Namun, jangan khawatir! Artikel ini hadir untuk membantu Anda mempersiapkan diri dengan lebih percaya diri. Kami telah mengumpulkan berbagai contoh soal PPPK Arsiparis lengkap dengan kunci jawaban dan pembahasannya yang dirancang khusus untuk melatih kemampuan Anda.
Dari soal tentang pengelolaan arsip hingga strategi menjawab soal manajerial, semua kami sajikan dengan detail agar Anda memahami konsepnya, bukan sekadar menghafal. Yuk, maksimalkan persiapan Anda dan wujudkan impian menjadi ASN di bidang Arsiparis! 🚀
1. Anda adalah seorang arsiparis yang ditugaskan membantu atasan menyelenggarakan pelatihan arsip. Namun, Anda menyadari bahwa atasan berada dalam keadaan mabuk. Apa tindakan yang paling tepat?
A. Menegur atasan secara langsung.
B. Melaporkan kondisi atasan kepada pimpinan.
C. Membiarkan karena pelaksanaan pelatihan tetap berjalan.
D. Tetap membantu dan membiarkan konsekuensinya terjadi.
Jawaban: B
Pembahasan: Sebagai ASN, integritas adalah nilai utama. Melaporkan situasi kepada pimpinan menunjukkan profesionalisme dan keberanian mengambil langkah yang sesuai aturan tanpa membiarkan pelanggaran terjadi.
2. Bagaimana pendapat Anda tentang peran masyarakat dalam pelatihan kearsipan di Gedung Arsip Deptan?
A. Masyarakat memiliki potensi untuk mendukung pelatihan sesuai prosedur.
B. Masyarakat adalah mitra penting dalam merancang kegiatan Deptan.
C. Harus ada kontrak kerja sama formal antara masyarakat dan Deptan.
D. Kehadiran masyarakat hanya bergantung pada undangan.
Jawaban: A
Pembahasan: Kolaborasi dengan masyarakat perlu mempertimbangkan prosedur formal agar sesuai dengan kebijakan lembaga. Potensi masyarakat dapat dimanfaatkan untuk mendukung kegiatan pelatihan.
3. Ketika atasan mengkritik keras hasil pekerjaan Anda, apa respon terbaik Anda?
A. Terima kritikan apa adanya dan cari referensi baru.
B. Simak kritikan dengan seksama dan lakukan perbaikan.
C. Minta arahan lebih lanjut dari atasan untuk memperbaiki.
D. Abaikan kritikan karena tidak ada gunanya.
Jawaban: B
Pembahasan: Kritik adalah bagian dari evaluasi kerja. Merespons dengan sikap terbuka menunjukkan kemampuan menerima masukan untuk pengembangan diri.
4. Kantor Arsip Nasional melarang merokok di area tertentu, tetapi masih ada tamu yang melanggarnya. Apa solusi terbaik?
A. Mengingatkan tamu untuk mematuhi aturan.
B. Memberi contoh dengan tidak merokok di lingkungan kerja.
C. Meminta pimpinan menangani masalah ini langsung.
D. Menegur keras tamu yang melanggar aturan.
Jawaban: B
Pembahasan: Memberikan teladan melalui tindakan nyata lebih efektif dibanding teguran keras. Hal ini membangun budaya disiplin dan kesadaran kolektif.
5. Apakah Anda menjunjung nilai integritas sebagai ASN?
A. Berusaha untuk selalu berintegritas.
B. Sulit berintegritas jika lingkungan tidak mendukung.
C. Terkadang tidak konsisten, tetapi tanpa niat menyimpang.
D. Berintegritas, tetapi kadang melanggar jika ada kesempatan.
Jawaban: A
Pembahasan: Integritas adalah prinsip utama ASN dalam menjalankan tugas dan fungsi dengan kejujuran, akuntabilitas, dan tanggung jawab.
6. Kapan Lembaga Kearsipan Nasional pertama kali dibentuk?
A. Masa penjajahan Belanda.
B. Masa penjajahan Jepang.
C. Masa awal kemerdekaan.
D. Masa Orde Baru.
E. Masa Reformasi.
Jawaban: C
Pembahasan: Lembaga Kearsipan Nasional dibentuk pada masa awal kemerdekaan sebagai upaya untuk mendokumentasikan dan menjaga arsip penting negara.
7. Peristiwa apa yang paling memengaruhi perkembangan kearsipan Indonesia di awal abad ke-21?
A. Pengesahan UU No. 43 Tahun 2009.
B. Pembentukan Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN).
C. Implementasi kearsipan elektronik di pemerintah.
D. Ratifikasi konvensi internasional terkait arsip digital.
E. Pendirian Sekolah Tinggi Kearsipan Nasional.
Jawaban: A
Pembahasan: UU No. 43 Tahun 2009 menjadi dasar hukum pengelolaan arsip nasional, meningkatkan kesadaran pentingnya arsip sebagai sumber autentik.
8. Definisi arsip menurut UU No. 43 Tahun 2009 adalah….
A. Dokumen tertulis bernilai historis.
B. Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk media.
C. Berkas yang disimpan secara sistematis untuk kegunaan tertentu.
D. Informasi terekam dari lembaga negara.
E. Dokumen warisan budaya yang harus dilestarikan.
Jawaban: B
Pembahasan: Menurut UU No. 43 Tahun 2009, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media, yang dibuat dan diterima oleh lembaga.
9. Tujuan berikut ini bukan bagian dari konsep kearsipan modern:
A. Menjamin ketersediaan arsip autentik dan tepercaya.
B. Menjaga keamanan arsip.
C. Meningkatkan kualitas pelayanan publik.
D. Mengurangi penggunaan arsip untuk hukum dan bisnis.
E. Mewujudkan pengelolaan arsip yang andal.
Jawaban: D
Pembahasan: Arsip justru sering digunakan untuk mendukung kebutuhan hukum dan bisnis, sehingga pernyataan ini bertentangan dengan prinsip kearsipan modern.
10. Urutan siklus hidup arsip yang benar adalah….
A. Penciptaan → Penggunaan → Pemeliharaan → Penyusutan.
B. Penciptaan → Pemeliharaan → Penggunaan → Penyusutan.
C. Pemeliharaan → Penciptaan → Penggunaan → Penyusutan.
D. Penciptaan → Penyusutan → Penggunaan → Pemeliharaan.
E. Penggunaan → Penciptaan → Pemeliharaan → Penyusutan.
Jawaban: A
Pembahasan: Siklus hidup arsip dimulai dari penciptaan, penggunaan, pemeliharaan untuk memastikan kelestarian, hingga penyusutan sesuai kebijakan.
Berikut adalah soal lanjutan 11–30 beserta pembahasan singkat untuk setiap butir:
11. Seorang Arsiparis Ahli Pertama sedang menganalisis penerapan teori records continuum di instansinya. Manakah di antara pernyataan berikut yang paling tepat menggambarkan perbedaan utama antara teori records continuum dengan life cycle of records?
A. Records continuum fokus pada arsip digital, sedangkan life cycle pada arsip konvensional
B. Records continuum memandang arsip sebagai entitas yang statis, sedangkan life cycle sebagai entitas yang dinamis
C. Records continuum menekankan pemisahan tahapan, sedangkan life cycle menekankan kontinuitas
D. Records continuum memandang pengelolaan arsip sebagai proses yang berkelanjutan, sedangkan life cycle sebagai tahapan yang terpisah
E. Records continuum hanya diterapkan pada arsip pemerintah, sedangkan life cycle pada semua jenis arsip
Jawaban: D
Pembahasan: Teori records continuum memandang arsip sebagai entitas yang dikelola secara simultan dan berkesinambungan dalam berbagai konteks. Sebaliknya, teori life cycle memisahkan tahapan pengelolaan arsip ke dalam beberapa fase yang linear.
12. Dalam mengklasifikasikan jenis-jenis arsip, seorang Arsiparis Ahli Pertama menemukan sebuah dokumen yang berisi informasi tentang struktur organisasi instansi. Berdasarkan fungsinya, jenis arsip apakah ini?
A. Arsip vital
B. Arsip dinamis
C. Arsip fasilitatif
D. Arsip substantif
E. Arsip statis
Jawaban: C
Pembahasan: Arsip fasilitatif adalah arsip yang mendukung pelaksanaan tugas organisasi, seperti dokumen terkait struktur organisasi, prosedur kerja, atau pedoman teknis.
13. Seorang Arsiparis Ahli Pertama diminta menganalisis kebutuhan penyimpanan arsip di instansinya. Ia menemukan beberapa arsip yang memiliki informasi penting tapi jarang digunakan. Berdasarkan sifatnya, jenis arsip apakah ini?
A. Arsip terbuka
B. Arsip tertutup
C. Arsip inaktif
D. Arsip vital
E. Arsip dinamis aktif
Jawaban: C
Pembahasan: Arsip inaktif adalah arsip yang jarang digunakan tetapi tetap disimpan karena mengandung informasi penting, misalnya arsip lama yang masih memiliki nilai guna tertentu.
14. Dalam menjelaskan tentang jenis-jenis arsip berdasarkan bentuknya, seorang Arsiparis Ahli Pertama dapat memberikan contoh berikut, kecuali….
A. Arsip tekstual berupa surat keputusan
B. Arsip kartografik berupa peta wilayah
C. Arsip audio visual berupa rekaman video
D. Arsip elektronik berupa dokumen digital
E. Arsip rahasia berupa dokumen intelijen
Jawaban: E
Pembahasan: Jenis arsip berdasarkan bentuknya meliputi tekstual, kartografik, audio-visual, dan elektronik. “Arsip rahasia” bukan kategori berdasarkan bentuk, melainkan sifat atau aksesibilitas.
15. Seorang Arsiparis Ahli Pertama sedang melakukan penilaian terhadap nilai guna arsip di instansinya. Ia menemukan sebuah dokumen yang memiliki nilai pembuktian terhadap hak dan kewajiban warga negara. Nilai guna apakah yang dimiliki oleh arsip tersebut?
A. Nilai guna administrasi
B. Nilai guna hukum
C. Nilai guna keuangan
D. Nilai guna ilmiah dan teknologi
E. Nilai guna sejarah
Jawaban: B
Pembahasan: Arsip yang memiliki nilai pembuktian terhadap hak dan kewajiban masuk ke dalam kategori nilai guna hukum karena dapat digunakan dalam konteks legal.
16. Apa yang dimaksud dengan arsip milik negara?
A. Arsip yang dibuat oleh individu
B. Arsip yang tidak memiliki nilai sejarah
C. Arsip yang diciptakan atau diterima oleh lembaga negara atau pemerintahan dalam pelaksanaan tugasnya
D. Arsip pribadi yang dihibahkan ke negara
E. Arsip yang berkaitan dengan rahasia negara
Jawaban: C
Pembahasan: Arsip milik negara adalah arsip yang dihasilkan oleh lembaga pemerintahan dalam menjalankan tugas dan fungsi resminya.
17. Dalam pengelolaan arsip dinamis, salah satu langkah awal yang harus dilakukan adalah….
A. Penciptaan dokumen sesuai kebutuhan
B. Penilaian arsip berdasarkan nilai gunanya
C. Penyusutan arsip yang sudah tidak aktif
D. Penentuan jadwal retensi arsip
E. Penyimpanan dokumen secara digital
Jawaban: A
Pembahasan: Pengelolaan arsip dinamis dimulai dengan penciptaan dokumen yang sesuai dengan aktivitas organisasi.
18. Manakah pernyataan berikut yang benar mengenai arsip vital?
A. Arsip yang sering digunakan dalam pekerjaan sehari-hari
B. Arsip yang tidak lagi memiliki nilai guna tetapi tetap disimpan
C. Arsip yang diperlukan untuk keberlangsungan organisasi dalam keadaan darurat
D. Arsip yang hanya digunakan untuk keperluan riset sejarah
E. Arsip yang harus dimusnahkan setelah masa retensinya habis
Jawaban: C
Pembahasan: Arsip vital sangat penting untuk mendukung keberlangsungan operasional organisasi, terutama dalam kondisi darurat.
19. Seorang Arsiparis menemukan dokumen yang mengandung informasi tentang kebijakan strategis sebuah lembaga. Berdasarkan nilai gunanya, arsip ini termasuk jenis….
A. Arsip hukum
B. Arsip administratif
C. Arsip keuangan
D. Arsip substansial
E. Arsip statis
Jawaban: D
Pembahasan: Arsip substansial adalah arsip yang memuat informasi penting terkait kebijakan strategis atau pelaksanaan tugas pokok suatu organisasi.
20. Pada tahap penyusutan arsip, Arsiparis Ahli Pertama harus mengikuti prosedur yang telah ditetapkan. Apa langkah pertama yang dilakukan dalam penyusutan arsip?
A. Mengklasifikasikan arsip berdasarkan retensinya
B. Membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan
C. Menetapkan jadwal retensi arsip
D. Melakukan penilaian nilai guna arsip
E. Memusnahkan arsip sesuai prosedur
Jawaban: D
Pembahasan: Penyusutan arsip dimulai dengan menilai nilai guna arsip untuk menentukan apakah arsip tersebut perlu disimpan, dipindahkan, atau dimusnahkan.
21. Dalam pengelolaan arsip elektronik, penting untuk menjaga autentisitas arsip. Apa yang dimaksud dengan autentisitas arsip?
A. Arsip harus mudah diakses kapan saja
B. Arsip tidak boleh diubah dari bentuk aslinya
C. Arsip harus memiliki format digital terbaru
D. Arsip harus mudah dicetak ulang bila diperlukan
E. Arsip harus disimpan di lebih dari satu tempat
Jawaban: B
Pembahasan: Autentisitas arsip mengacu pada keaslian dan keutuhan arsip, memastikan bahwa arsip tersebut tidak diubah atau dimodifikasi dari bentuk aslinya.
22. Seorang Arsiparis Ahli Pertama sedang mempersiapkan pelatihan tentang jadwal retensi arsip (JRA). Apa tujuan utama dari penetapan JRA?
A. Mempercepat penyimpanan arsip
B. Menjamin keamanan arsip vital
C. Menentukan usia simpan dan nasib akhir arsip
D. Meningkatkan efisiensi dalam pembuatan arsip
E. Memastikan semua arsip disimpan secara permanen
Jawaban: C
Pembahasan: JRA bertujuan untuk menentukan berapa lama arsip harus disimpan dan bagaimana perlakuannya setelah usia simpan tersebut (dipindahkan, dimusnahkan, atau dijadikan arsip statis).
23. Dalam konteks preservasi arsip, metode migrasi sering digunakan. Apa yang dimaksud dengan migrasi arsip?
A. Memindahkan arsip dari lokasi satu ke lokasi lain
B. Mengubah arsip fisik menjadi arsip elektronik
C. Memindahkan arsip dari satu sistem atau format ke sistem atau format lain
D. Memperbarui metadata arsip untuk keperluan aksesibilitas
E. Menyimpan arsip dalam format arsip permanen
Jawaban: C
Pembahasan: Migrasi arsip adalah proses pemindahan arsip dari satu sistem atau format ke sistem atau format lain untuk memastikan arsip tetap dapat diakses dalam jangka panjang.
24. Seorang Arsiparis Ahli Pertama sedang merancang sistem pengamanan arsip rahasia. Apa langkah pertama yang harus dilakukan?
A. Mengidentifikasi tingkat kerahasiaan arsip
B. Membuat salinan arsip sebagai cadangan
C. Menyimpan arsip dalam brankas khusus
D. Menghancurkan arsip yang tidak penting
E. Membatasi akses hanya untuk pejabat tertentu
Jawaban: A
Pembahasan: Langkah pertama dalam pengamanan arsip rahasia adalah mengidentifikasi tingkat kerahasiaannya agar dapat menentukan langkah perlindungan yang sesuai.
25. Apa yang dimaksud dengan arsip inaktif?
A. Arsip yang sering digunakan untuk keperluan operasional sehari-hari
B. Arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna sama sekali
C. Arsip yang jarang digunakan tetapi masih memiliki nilai guna tertentu
D. Arsip yang harus dimusnahkan setelah masa retensinya habis
E. Arsip yang sudah berstatus arsip statis
Jawaban: C
Pembahasan: Arsip inaktif adalah arsip yang jarang digunakan dalam kegiatan sehari-hari, tetapi masih memiliki nilai guna, seperti arsip keuangan atau dokumen historis tertentu.
26. Manakah contoh arsip vital berikut ini?
A. Dokumen surat menyurat biasa
B. Daftar absensi karyawan
C. Akta pendirian perusahaan
D. Laporan bulanan penjualan
E. Daftar inventaris aset tidak bergerak
Jawaban: C
Pembahasan: Akta pendirian perusahaan adalah contoh arsip vital karena penting untuk keberlangsungan organisasi dan memiliki nilai hukum.
27. Apa yang dimaksud dengan arsip statis?
A. Arsip yang disimpan untuk jangka waktu tertentu sebelum dimusnahkan
B. Arsip yang memiliki nilai sejarah, informasi, atau bukti permanen
C. Arsip yang masih digunakan untuk keperluan operasional organisasi
D. Arsip yang tidak memiliki nilai guna sama sekali
E. Arsip yang harus dimusnahkan setelah masa retensinya habis
Jawaban: B
Pembahasan: Arsip statis adalah arsip yang disimpan secara permanen karena memiliki nilai sejarah, informasi, atau bukti yang signifikan.
28. Apa yang dimaksud dengan sistem klasifikasi arsip deskriptif?
A. Mengelompokkan arsip berdasarkan jenis dokumen
B. Memberi kode pada arsip untuk mempermudah pencarian
C. Menjelaskan isi arsip dengan menambahkan metadata
D. Mengelompokkan arsip berdasarkan kronologi waktu
E. Mengatur arsip berdasarkan tingkat kerahasiaan
Jawaban: C
Pembahasan: Sistem klasifikasi arsip deskriptif bertujuan untuk menjelaskan isi arsip melalui metadata atau keterangan tambahan, sehingga mempermudah akses dan pemahaman.
29. Dalam proses digitalisasi arsip, apa yang dimaksud dengan indeksasi arsip?
A. Menentukan retensi arsip berdasarkan nilainya
B. Memberi nomor unik pada setiap dokumen digital
C. Menyusun arsip berdasarkan kategori tertentu untuk mempermudah pencarian
D. Mengonversi arsip fisik menjadi format digital
E. Menyimpan arsip digital di lokasi yang aman
Jawaban: C
Pembahasan: Indeksasi arsip adalah proses mengorganisasikan arsip berdasarkan kategori tertentu, seperti kata kunci, untuk mempermudah pencarian.
30. Apa tujuan utama preservasi arsip?
A. Meningkatkan efisiensi sistem pengarsipan
B. Menjamin arsip tetap dapat diakses dalam jangka panjang
C. Meminimalkan jumlah arsip yang disimpan
D. Mencegah penggunaan arsip oleh pihak tidak berwenang
E. Mempercepat alur kerja organisasi
Jawaban: B
Pembahasan: Preservasi arsip bertujuan untuk memastikan arsip tetap utuh, aman, dan dapat diakses dalam jangka panjang, terlepas dari formatnya.
CTA Gabung Bimbel PPPK Online:
✨ Siap Lolos PPPK 2024? ✨
Jangan cuma latihan sendiri, tingkatkan peluang lulusmu bersama Bintaro Learning Center (BLC)! 🎓💼
Di Bimbel PPPK Online kami, kamu akan mendapatkan:
✅ Soal lengkap berbasis CAT sesuai standar resmi.
✅ Kunci jawaban & pembahasan super detail untuk semua materi.
✅ Tryout intensif untuk melatih strategi dan manajemen waktu.
✅ Mentoring langsung dari tutor berpengalaman.
✅ Akses belajar fleksibel 24/7 kapan pun, di mana pun.
🔥 Daftar sekarang dan raih peluang besar jadi ASN tahun ini! 🔥
📲 Klik di sini untuk info lebih lanjut
📩 Gabung sekarang, karena persiapan terbaik dimulai dari sini! 🚀
👉 Gabung sekarang di Bimbel PPPK Online BLC dan persiapkan diri dengan materi lengkap untuk lulus PPPK 2024 dengan hasil terbaik! 🎯💼
